冬のイベント

幹事さん必見!忘年会お知らせメールの必読マナーと例文

毎年恒例の忘年会、
このブログを見ているあなたは幹事さんですね?
違かったらごめんなさい(笑)

少なくとも、忘年会のお知らせについて迷っていることと思います。

そんなあなたの手助けになるべく、
忘年会のお知らせについての注意点を私なりにまとめてみました。

参考にしてみてください!

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忘年会のメールを送る時に気をつけるべきマナー

1.意味

まず案内状、招待状の意味ですが、
忘年会がありますよという告知と、
出欠席の確認の意味があります。

会場や予算にも関わってくるものですので、
あまく見てはいけません。(恐らくこのブログに来られている方はあまく見ていないと思いますが)

2.時期

案内状を出す時期ですが、
出欠席の返答をみんながみんなすぐに出せるわけではありません。

また、ギリギリですと開催日に予定が入っている方が多いなど、
参加人数が少なくなるなどもありえます。

なので、1ヶ月前までには出欠席状況がわかるように手配すると良いです。

3.メールか紙・ハガキか

社内だけであれば、メールでも問題ないです。

ただ、取引先などを招待する場合はメールよりも
封書やハガキでの招待状を作成した方がいいでしょう。

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忘年会のお知らせメール例文(社外にも可)

 

ポイントになるのは

  • 内容は簡潔に
  • 挨拶を入れる
  • 開催場所を決まっているようであれば、URLなどを載せましょう
  • 予算の有無の記載があること
  • 強制参加を促すような書き方をしない

例としてひとつ作ってみたいと思います。

忘年会のご案内

拝啓
師走の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

さて、毎年恒例の忘年会の開催が決まりました。
皆様との親睦を深める目的も兼ねておりますので、ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具


日時:平成◯◯年◯◯月◯◯日
◯時〜 (受付開始 ◯時)

費用:無し

場所 ◯◯ (最寄駅:◯◯徒歩◯分)

住所:◯◯区◯ー◯ー◯
電話番号:◯◯◯ー◯◯◯
URL:ーーーーーーーーーーーー

お問い合わせ:株式会社◯◯
〒◯◯◯ー◯◯◯◯ ◯◯区◯ー◯ー◯
担当: ◯◯ 太郎
電話番号:◯◯◯ー◯◯◯◯

恐れ入りますが、◯月◯日までに◯◯宛までに出欠をお知らせくださいませ。

上記の例文は、
社内・社外共に使える内容となっております。

社内にだけ送るものであれば、
冒頭の挨拶はもう少し簡単なものでも全然構いません。
少し柔らかくしたものが下記になります。

 

忘年会のご案内

お疲れ様です。
早速ですが、毎年恒例の忘年会の開催が決まりました。
詳細は下記になります。
よろしくお願い致します。


日時:平成◯◯年◯◯月◯◯日
◯時〜 (受付開始 ◯時)

費用:無し

場所 ◯◯ (最寄駅:◯◯徒歩◯分)

住所:◯◯区◯ー◯ー◯
電話番号:◯◯◯ー◯◯◯
URL:ーーーーーーーーーーーー

お問い合わせ:株式会社◯◯
〒◯◯◯ー◯◯◯◯ ◯◯区◯ー◯ー◯
担当: ◯◯ 太郎
電話番号:◯◯◯ー◯◯◯◯

恐れ入りますが、◯月◯日までに◯◯宛までに出欠をお知らせください。

 

まとめ

どうでしょうか?

私は社内だけでの忘年会が多いため、
2つ目の例文のような招待状を使用することが多いです。

あまり畏まらずに、
上記のような例文をテンプレートとして利用して頂けたらといいと思います。

特別オリジナリティーを求められるようなものではありませんからね^^